위탁판매 발주, 처음부터 끝까지 — 주문 확인에서 송장 등록까지 5단계

위탁판매 발주란, 내 쇼핑몰에 주문이 들어오면 상품을 갖고 있는 도매처(공급사)에 “이 주소로 이 상품을 보내주세요”라고 요청하는 일입니다. 재고 없이 판매하는 위탁판매에서는 이 발주가 하루도 빠질 수 없는 핵심 업무입니다. 이 글은 주문 확인부터 송장 등록까지, 위탁판매 발주의 전체 흐름을 5단계로 정리했습니다.

위탁판매 발주는 어떤 순서로 하나요?

전체 흐름은 다섯 단계입니다.

1. 주문 확인 — 각 판매 사이트에서 새 주문을 확인한다
2. 주문 정리 — 주문을 엑셀로 내려받아 필요한 정보만 추린다
3. 거래처별 발주 — 상품별로 담당 도매처를 나눠 발주를 보낸다
4. 송장 받기 — 도매처가 상품을 보내고 송장번호를 알려준다
5. 송장 등록 — 받은 송장번호를 판매 사이트에 입력한다

이제 단계별로 자세히 보겠습니다.

1단계. 주문 확인 — 어디서 주문을 모으나요?

스마트스토어는 판매자센터, 쿠팡은 윙(WING), 옥션·G마켓은 ESM플러스, 11번가는 셀러오피스에서 새 주문을 확인합니다. 판매 채널이 두세 개만 돼도 아침마다 사이트를 순회하는 데 시간이 꽤 듭니다.

그래서 채널이 늘어난 셀러는 이셀러스·사방넷·플레이오토·샵링커 같은 주문수집 프로그램으로 여러 사이트의 주문을 한 곳에 모읍니다. 다만 주문을 모으는 것까지가 이런 프로그램의 역할이고, 그다음 발주는 결국 셀러 몫으로 남습니다.

2단계. 주문 정리 — 발주에 꼭 필요한 정보는?

주문 엑셀에는 수십 개의 열이 있지만, 도매처에 보낼 때 꼭 필요한 건 보통 이 여섯 가지입니다.

• 발주할 상품명 (도매처가 알아보는 이름으로)
• 옵션 (색상·사이즈·모델 등)
• 수량
• 수취인 이름
• 수취인 연락처
• 배송지 주소 (+ 배송 메모)

여기서 함정이 하나 있습니다. 내 쇼핑몰의 상품명·옵션명과 도매처가 쓰는 상품명이 다르다는 것입니다. 예를 들어 내 상품페이지에는 “프리미엄 무선 선풍기 화이트”로 올렸어도, 도매처 발주서에는 “GT-48 흰색”처럼 도매처의 모델명으로 적어야 합니다. 위탁판매 발주에서 시간이 가장 많이 드는 부분이 바로 이 “이름 번역” 작업입니다.

3단계. 거래처별 발주 — 발주는 어떻게 보내나요?

정리한 주문을 도매처별로 나눠 보냅니다. 도매처마다 받는 방식이 달라서, 위탁판매 셀러는 보통 서너 가지 방식을 함께 씁니다.

발주를 보내기 전, 도매처의 품절 공지를 확인하는 습관이 중요합니다. 품절 상품을 발주하면 하루이틀을 그냥 잃고, 구매자 클레임으로 이어집니다.

4단계. 송장 받기 — 도매처가 보낸 송장은 어떻게 관리하나요?

도매처는 보통 당일 또는 다음 날 상품을 발송하고 송장번호를 알려줍니다. 이메일 회신, 카톡, 도매 사이트의 주문 내역 등 오는 경로가 제각각이라, 어떤 주문의 송장이 아직 안 왔는지 챙기는 것도 일입니다. 발주한 주문 목록을 만들어두고 송장이 오면 하나씩 지워 나가는 방식이 기본입니다.

5단계. 송장 등록 — 판매 사이트에는 어떻게 입력하나요?

받은 송장번호를 판매 사이트에 등록해야 구매자에게 “발송 완료”로 표시됩니다. 건수가 적으면 한 건씩 입력해도 되지만, 보통은 각 판매 사이트가 제공하는 엑셀 대량등록기능을 씁니다. 사이트마다 요구하는 엑셀 양식이 다르니 양식 파일을 미리 받아두면 편합니다.

위탁판매 발주에서 자주 하는 실수 5가지

• 복사·붙여넣기 줄 밀림 — 엑셀에서 주소 열을 한 줄 밀려 붙여 넣으면, 그날 발주 전체가 엉뚱한 주소로 나갑니다. 가장 흔하고 가장 비싼 실수입니다.
• 옵션 잘못 읽기— “화이트/L”을 “화이트”로만 읽고 사이즈를 빠뜨리는 경우. 도매처는 적힌 대로만 보냅니다.
• 품절 확인 누락 — 발주 후 하루 지나 품절 답이 오면, 그 사이 배송 약속일은 이미 지나가고 있습니다.
• 배송 메모 누락— “부재 시 경비실” 같은 메모를 빼먹으면 반송·재배송 비용이 생깁니다.
• 이중 발주 — 어제 발주한 주문을 오늘 또 발주. 처리한 주문과 안 한 주문을 구분하는 자기만의 기준이 꼭 필요합니다.

자주 묻는 질문

위탁판매 발주는 하루 중 언제 하는 게 좋나요?

도매처의 당일 발송 마감 시간에 맞추는 게 기준입니다. 많은 도매처가 오후 2~4시 사이 마감이므로, 오전에 주문을 확인해 정오 전에 발주를 끝내는 리듬이 안전합니다.

주문이 하루 몇 건쯤 되면 수작업이 힘들어지나요?

거래처가 3곳을 넘고 하루 주문이 10~20건을 넘으면, 정리·발주·송장 관리에 매일 1시간 안팎이 들어가기 시작합니다. 이때부터는 실수 확률도 함께 올라가서, 자동화를 검토할 시점입니다.

발주 실수로 잘못 나간 상품은 누가 책임지나요?

발주서에 적힌 대로 나갔다면 책임은 셀러에게 있습니다. 그래서 발주 내용의 최종 확인은 아무리 바빠도 건너뛰면 안 되는 단계입니다.

이 다섯 단계 중 어디를 줄일 수 있나요?

1단계(주문 모으기)는 주문수집 프로그램이 해결해 줍니다. 가장 손이 많이 가는 건 2단계와 3단계 — 이름 번역, 거래처별 정리, 발주서와 메시지 작성 — 인데, 이 부분은 자동화할 수 있습니다. 자체배송 상품이라면 택배사에 올릴 대량등록 엑셀 만들기까지도요. 도매처에서 송장을 받아 판매 사이트에 등록하는 일(4~5단계)은 셀러의 확인이 필요한 영역으로 남지만, 앞 단계가 자동화되면 매일 1시간 걸리던 발주가 몇 분으로 줄어듭니다.