발주서 엑셀 양식 무료 템플릿 — 위탁배송용·사입용 서식과 쓰는 법

발주서는 거래처(도매처)에 “이 상품을 이만큼, 여기로 보내주세요”라고 요청하는 문서입니다. 정해진 국가 표준은 없지만 꼭 들어가야 할 항목은 정해져 있습니다. 이 글에서는 바로 쓸 수 있는 발주서 엑셀 양식(위탁배송용·사입용 2종)을 무료로 내려받고, 각 칸을 어떻게 채우는지, 어떤 실수를 조심해야 하는지 정리했습니다.

발주서에 꼭 들어가야 하는 항목은?

거래처가 발주서만 보고 바로 출고할 수 있어야 합니다. 최소 항목은:

• 상품명(모델명) — 내 쇼핑몰 상품명이 아니라 거래처가 쓰는 모델명으로
• 옵션 — 색상·사이즈 등. 오발주의 절반은 여기서 납니다
• 수량
• 발주일, 수신 업체명(거래처), 상호명(발주자), 발주자 연락처

여기에 위탁배송(거래처가 구매자에게 직접 발송)이라면 수취인 정보가 추가로 필요합니다: 수취인명, 수취인 연락처, 배송지 주소, 배송메모. 이 네 가지 중 하나라도 빠지면 거래처가 되물어보느라 하루가 늦어집니다.

위탁발주서와 사입발주서, 뭐가 다른가요?

내려받은 양식에는 두 시트가 모두 들어 있으니, 거래처와의 거래 방식에 맞는 쪽을 쓰면 됩니다.

발주서 양식, 이렇게 씁니다 (4단계)

1. 상단 정보 채우기 — 발주일, 수신 업체명(거래처), 상호명, 연락처. 노란 칸만 채우면 됩니다.
2. 주문 옮겨 적기 — 주문 엑셀에서 상품명(거래처 모델명으로 바꿔서), 옵션, 수량, 수취인 정보를 한 줄씩. 회색 예시 행은 지우고 쓰세요.
3. 보내기 전 확인 — 옵션 빠진 칸, 주소 잘린 칸, 어제 발주와 겹치는 건이 없는지. 이 30초가 오발주를 막습니다.
4. 보내고 기록 남기기— 이메일이라면 파일 첨부, 카톡이라면 파일 또는 내용 붙여넣기. 보낸 파일은 날짜별 폴더에 모아두면 나중에 “그날 뭘 발주했더라?”를 바로 찾습니다.

이메일로 보낼 때 제목·본문 예시

거래처 담당자가 헷갈리지 않게, 제목에 날짜와 상호를 넣는 게 요령입니다.

• 제목: [발주] 데모스토어 7/30 발주서 (5건)
• 본문: 안녕하세요, 데모스토어입니다. 오늘 발주 5건 첨부드립니다. 품절이나 출고 지연 있으면 회신 부탁드립니다. 감사합니다.

발주서 쓸 때 자주 하는 실수

• 내 쇼핑몰 상품명을 그대로 적음— 거래처는 “프리미엄 무선 선풍기 화이트”가 뭔지 모릅니다. 거래처 모델명(예: GT-48 흰색)으로 번역해서 적어야 합니다.
• 옵션 누락 — 상품명만 적고 색상/사이즈를 빠뜨리면 거래처가 임의로 보내거나 되물어봅니다.
• 복사·붙여넣기 줄 밀림 — 주문 엑셀에서 옮겨 적다 주소가 한 줄씩 밀리는 사고. 발주서 사고 중 가장 비쌉니다.
• 예시 행을 안 지우고 보냄 — 김테스트 씨에게 상품이 출발할 뻔한 사례, 생각보다 흔합니다.

자주 묻는 질문

거래처마다 요구하는 양식이 다른데 어떡하죠?

거래처가 지정 양식을 주면 그 양식을 쓰는 게 우선입니다. 이 템플릿은 지정 양식이 없는 거래처용 기본형으로 쓰고, 거래처별 양식은 폴더에 모아두고 재사용하세요. 거래처가 늘수록 “양식 갈아 끼우는 일” 자체가 커지는데, 그게 매일 반복되면 자동화를 검토할 시점입니다.

단가·금액도 꼭 적어야 하나요?

필수는 아닙니다. 단가는 보통 거래처와 미리 협의돼 있어서 발주서에는 상품·수량·배송정보만 있어도 출고가 됩니다. 정산을 발주서로 함께 관리하고 싶을 때만 단가 열을 쓰세요(사입 시트에 선택 열로 넣어 두었습니다).

엑셀 말고 카톡으로 보내도 되나요?

건수가 적으면 카톡 메시지로도 충분하고, 실제로 많은 거래처가 카톡으로 받습니다. 다만 건수가 늘면 메시지는 누락 확인이 어려워서, 파일(엑셀)이나 정형화된 메시지 양식으로 보내는 게 안전합니다.

매일 옮겨 적는 게 일이라면

양식이 있어도 결국 매일 하는 일은 “주문 엑셀 → 발주서로 옮겨 적기”입니다. 거래처가 3곳을 넘으면 이 옮겨 적기와 양식 갈아 끼우기에 매일 수십 분이 들어가고, 실수도 여기서 납니다. 이 구간은 자동화할 수 있습니다 — 주문 엑셀을 올리면 거래처별 발주서가 바로 만들어지는 방식으로요.